Сканируем документы

Законы и подзаконные акты, регламентирующие размещение информации на сайте образовательного учреждения, предъявляют некоторые требования к размещению документов на сайте. В данном случае речь идёт о документах, копии которых должны быть размещены на сайте. Среди них и устав, и лицензия, и все образовательные программы с приложениями, и ещё множество других документов, точнее их копий. Ключевым словом здесь является слово «копия».

Термин «копия документа» имеет своё однозначное юридическое значение. Этот термин определён в Постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Согласно постановлению «копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы». Для того, чтобы разместить копию документа на сайте, необходимо взять оригинал и полностью его отсканировать.

При размещении отсканированной копии необходимо так же помнить, что согласно требованиям Рособрнадзора, файл документа должен размещаться в формате PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODTS, не должен превышать размер 15 Мегабайт (при превышении этого размера, он должен быть разделён на несколько частей), сканирование должно проходить с разрешением не менее 75 dpi, а отсканированный текст должен быть читаемым.

Несмотря на «сложную» для простого человека формулировку, ничего сложного здесь нет. Формат PDF, например, поддерживается всеми известными производителями сканеров. В большинстве случаев достаточно указать, что сканируется документ, или выбрать формат будущего файла и сканер выставит соответствующие настройки. Остаётся только отсканировать все страницы и сохранить файл, убедившись, что его размер не превышает 15 Мегабайт. Для тех, кто работает с раритетной техникой и великовозрастным программным обеспечением, существует платное и бесплатное ПО, позволяющее собрать PDF из отдельных изображений, некоторое такое ПО реализовано в виде бесплатных онлайн сервисов.

Технически ничего сложного, поэтому хотелось бы сделать акцент на ошибках и заблуждениях, которые встречаются при размещении на сайтах копий документов.

• Сканируется титульный лист и (если необходимо) лист с печатью, остальное берётся из файла документа. Такой подход является недопустимым, поскольку внешние признаки (заломы, загибы, складки, смазанные при печати символы, потёртости, следы от прошивки и т.д.) всех остальных страниц не будут присутствовать.
• Файл документа распечатывается и сразу сканируется. После этого на оригинале ставиться печать и подпись. В данном случае, сканированный документ не будет являться копией, поскольку оригинал содержит печать и подпись, а на скане их нет.
• Для удобства сканирования файл расшивается, а затем собирается снова. Так поступать нельзя, поскольку часть внешних признаков будет утеряна.
• Оригинал документа не доступен, например, находится в здании другого подразделения, но есть файл, который распечатывается и сканируется. Недопустимо, фактически это два разных документа.
• Отсканированы все страницы документа со всеми внешними признаками. Каждая страница отдельное изображение. Все они помещены в архив и таким образом размещены на сайте. Так поступать нельзя, поскольку копия документа должна быть размещена в одном файле (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT или ODTS) если не превышает 15 мегабайт, в случае если превышает, то в нескольких файлах, которые не превышают 15 мегабайт.

Так же имеет смысл отметить, что в большинстве случаев, формат PDF является предпочтительным, поскольку поддерживается всеми браузерами настольных компьютеров и смартфонов, что гарантирует пользователю возможность получить информацию без установки дополнительного программного обеспечения.